Uniform Guidance Zeroes In On Written Policies & Procedures
As a public entity, 你被要求遵守各种政策和程序的变化，自从 联邦奖励的统一管理要求、成本原则和审计要求 由美国管理预算办公室(OMB)于2014年12月生效. But, believe me, even though it’s been a few years, 仍然有很多让人困惑的地方——特别是关于统一拨款指导(UGG)。.
The changes resulting from UGG, as you already know, have been extensive; but perhaps the most notable change is that your entity must have written policies and procedures in place related to the actual compliance requirements now on the books – even if you have yet to be subjected to an single audit. That being said, if we are to look for a silver lining, 有一个组织的政策和程序的全面记录实际上是一件好事, 特别是对于那些希望改善内部控制和减少资金滥用可能性的公司.
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统一指导强调政策和程序是其保持对联邦奖励的有效内部控制的核心目标.
以下是关于您的书面政策和程序需要注意的关键变化的简要概述. 如果你还没有这样做，请优先采用或更新以下政策和程序.
Compensation Policy
始终适用于联邦和非联邦活动, 该政策应确保薪酬是合理的，并与既定的组织政策相一致. 所有支付给联邦政府的薪金和工资都必须有合理的保证，确保人事费用是以准确的方式发生的, allowable and properly allocated.
Fringe Benefits Policy
该书面政策必须一致地描述有关分配给联邦奖励的任何附带福利的成本分配方法.
Travel Costs Policy
如果旅行费用由联邦政府支付，则必须制定书面政策. 文件必须证明个人的参与是必要的，与旅行有关的费用是合理的，并符合实体的既定旅行政策.
Conflicts of Interest Policy
解决利益冲突的书面政策应该包含两个部分. 第一个应该涵盖你的实体的员工，第二个应该涵盖潜在的利益冲突，并从整个实体的层面. 它还必须处理与违规行为有关的纪律处分.
Record Retention and Access Policy
该政策必须规定实体的记录必须保存的时间期限(时间可能因特定的授予协议而异)。. All records relating to a particular federal award, including financial records, property purchased, supporting documents, statistical records, etc.，须自最后开支报告提交之日起保存三年.
Allowable Costs Procedure
确定您的实体是否有书面程序记录如何确保合规性. 在评估允许成本时应考虑的一些因素.
Financial Management Procedure
包括文件合规性和追踪资金的记录，以确定它们是否按照联邦法规使用, 规定和联邦奖励的条款和条件. Records should include the:
Title of the award
Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) number
所有联邦资助活动的资金来源和运用.
Advance Payments and Reimbursement Procedure
概述您收取联邦基金付款的程序，以及您的实体在预付款与报销方面的责任.
Purchasing and Procurement Procedure
关于采购和采购的联邦条例现在要求有文件证明, 一套详细的实践，促进充分和公开的供应商竞争，以最大限度地提高成本效益.
Equipment Procedure
To detail the management of any equipment used, inventory records, 用联邦资金购买的设备的处置方法和资金的使用.
Mandatory Disclosure Procedure
所有涉及欺诈的违反联邦刑法的行为, 可能影响联邦裁决的贿赂或小费违规行为必须及时查明并披露, in writing, to the federal awarding agency or pass-through entity.
即使你的实体可能已经有很多这样的书面政策和程序, 审查它们并确保它们符合统一指导也很重要. 如果不能建立自己的公司，可能会收到管理层的来信评论和潜在的审计发现. Furthermore, 重新审视你的政策和程序不仅有助于让审计人员远离你. 花点时间确保你的“t”是交叉的，“i”是虚线的，这将使你的实体在新的人进入时处于一个很好的位置, which will ultimately maximize your time and resources.
Email Rea & Associates 以了解更多关于统一指引的信息，并了解你们现有的政策和程序是否符合这些新规定.
By: Jennifer Kasserman, CPA (New Philadelphia office)