Get In The Habit Of Avoiding Compliance Issues
在过去的一年里，我们看到了联邦标准方面的所有变化, use of credit cards, crowdfunding and more, 现在是时候退后一步，看看你的 policies and procedures 确定您拥有所有必要的策略，并且它们是最新的. While it may not sound like much, 当问题出现时，这一点远见实际上意味着做好准备或失败的区别.
Policies & Procedures For Government Entities
Uniform Guidance – The implementation of Uniform Guidance 迎来了联邦标准的彻底改变. As a result, 现在要求所有政府实体制定书面政策和程序，以解决有关薪酬的内部控制问题, fringe benefits, conflicts of interest, travel costs, record retentions and access, advance payments and reimbursement, cash management and procurement. 最重要的变化是新的采购标准所要求的政策变化, which went into effect in June 2018. 你们的政策必须按照统一指南和最新的标准建立，以避免审计发现.
Human Resources -今年，我们预计将更加重视与州和联邦法规相关的人力资源合规问题. 新的合规倡议办公室创建了两个网站， www.worker.gov and www.employer.gov 帮助人力资源专业人员评估更新和政策变化，同时为用户提供有效的遵从性. 雇主应该注意的一些规定包括带薪病假, FMLA, sexual harassment, workplace immigration, FLSA overtime rules, minimum wage, compensation equity, gender discrimination and more. 劳工部已采取措施跟踪合规情况，并针对屡犯者.
Listen to episode 152，“过程文档:晶莹剔透还是清晰如泥。?” on Rea’s award-winning podcast, unsuitable on Rea Radio来听听Bridgette Lafferty在流程文档方面的经验.
Gifts Cards – Gift cards 是否因为各种各样的原因而受到欢迎，只要确保你有一个适当的政策. For instance, 所有礼品采购的预算必须由理事会在公开会议上批准，以确保礼品符合用于适当公共目的的支出. 此外，必须记录和维护购买和目的的批准. 这些购买不能用联邦拨款或标题1基金进行，如果价值在25美元或以上，则需要通过工资支付缴纳联邦就业税.
Crowdfunding 这些网络捐赠平台现在很受学区和教师的欢迎，他们通过这些平台来筹集资金，以抵消课堂材料和其他项目的成本. 虽然这听起来是个好主意，但这种做法实际上可能相当棘手. 必须有坚实的监管措施来管理这些资金的使用方式. 因为有很多关于财务记录的法律要遵守， crowdfunding 使实体面临巨大的负债和风险, 包括如何存款和记录货币交易以及保密问题和披露. 如果学校不遵守法律，实际上可能会失去政府的资助. 一个好的政策应该包括哪些平台是被允许的, 为了保护学校的声誉和信誉，学校董事会的审批程序和一个负责在所有众筹活动上线之前对其进行审查的人.
Credit Card Use 俄亥俄州众议院第312号法案于2018年11月生效，概述了保护政府信用卡的保障措施. As of February 2019, 地方政府和学校应该有必要的政策来确定实体如何 credit cards 可以使用，谁可以使用(县除外). HB 312建立了一般程序和要求，试图让政治部门对滥用行为负责, as well as the actual credit card users. 借记卡的使用是被禁止的(除了少数例外)，正式的政策应该在信用额度的指导下执行, reissue periods, 分项收据和有效卡片的数量. Additionally, rules pertaining to benefits and rewards, entities on cards, 一般持有和控制卡和合规官员也是新规则的一部分.
Information Management – 与电子存储的信息量有关, 实体必须解决其信息的安全性问题, 尤其是对私人信息的保护. 为此，制定策略以确保所有数据得到适当保护至关重要.
Sure, 编写和更新一系列政策并不是一项快速的任务, 但维护你的政府机构的安全绝对是至关重要的. 每隔几年回顾一下公司的政策是一个很好的习惯.
Rea’s government services team 在为公共实体制定政策和程序方面具有丰富的经验. 我们也很乐意审查你们现有的政策以确保合规性.
By Derek Conrad, CPA (New Philadelphia office)